Att förbereda
Ledarskap/ägandeskap. Viktigt att utvald person internt har ansvar och mandat att hantera och leda utvecklarna på distans.
Förbered teamet. Medarbetarna ska vara mentalt förberedda att välkomna och inkludera utvecklarna på distans in i teamet.
Engelska som huvudspråk. Det underlättar för alla parter om engelska blir det rådande vardagsspråket samt givetvis all skriftlig information och dokumentation.
Sätt tydliga rutiner för arbetssätt, möten, instruktioner, dokumentation. På så vis undviks missförstånd och onödiga fel samt att produktiviteten i teamet kan bibehållas eller tom förbättras.
Introduktion
Lägg tid på att förklara för utvecklarna varför de är här. Ge dem bakgrunden och förklara vad de förväntas göra. Samarbetet kommer fungera bättre om de förstår sammanhanget de verkar i.
Det är oftast en bra strategi att börja med mindre uppgifter för att komma igång och testa alla nya rutiner och arbetssätt.
Stäm hellre av med varandra för ofta än för sällan. I början är det mycket frågor och funderingar. Investeringen i tid som frekventa avstämningar tar i början betalar sig med råge i längden.
Det är väl värt investeringen att bjuda hit utvecklarna den första veckan eller två. Möjligheten att lära känna varandra, komma in i gänget, uppleva kontoret och stämningen är viktigt för att integrera utvecklarna i teamet.
Ge utvecklaren en chans att börja titta på koden och arbetsuppgifterna samt få inlogg och konton till system man skall använda redan innan utvecklaren besöker er i Sverige. Då kan utvecklaren börja skapa sig en bild över vad han/hon kommer arbeta med och börja fundera ut lite frågor och funderingar så det blir mer produktivt när utvecklaren besöker er första gången.
Remote utvecklare värdesätter delaktighet och visar gärna engagemang med egna förslag och idéer. Det är viktigt att ni bemöter detta på ett uppmuntrande sätt för att få dem att känna sig delaktiga och inte bara som en extra resurs på distans.
Kommunikation
Tydliga och definierade kommunikationsvägar. Bestäm vilka verktyg ni använder samt på vilka sätt de ska användas. Att ha medarbetare på distans kräver mer disciplin att faktiskt hålla sig till överenskomna kommunikationsvägar.
Tydlig agenda i möten.
Ofta! – Skapa en vana att prata med varandra dagligen. Den fysiska distansen kan snabbt överbryggas om man vänjer teamet att ses och höras ofta.
Videokommunikation – se varandra! Telefon och chatt i all ära, men vikten av att se varandra ska inte underskattas. Det skapar en helt annan närhet och idag finns inga hinder för detta.
Integration
Var personlig. Bjud in.
Betrakta och behandla dina utvecklare i Ukraina som dina medarbetare. Våga vara personlig och bjud in dem till mer informella chatt trådar eller happenings som får dem att känna sig som en del av företaget och er kultur.
Generellt små kulturella skillnader mot Sverige.
Utvecklare remote fungerar och agerar i stort sett som svenska utvecklare. De kulturella barriärer vissa företag upplever med offshore-utveckling gäller generellt inte i samarbete med utvecklare i Europa. Detta är också en av anledningarna till att svenska företag gärna samarbetar med länder i Europa och vise versa. Det är en bra kulturell match. Involvera mycket -> snabbare produktiva.
Arbetssätt
Tydlig projektledning. Som med all it-utveckling krävs bra projektledning. Detta är dock kanske ännu mer kritiskt när utvecklingen är distribuerad.
Komplexiteten ökar och därmed också behovet att hålla ihop och följa upp alla delar.
Tydlig projektledning är en av de viktigaste framgångsfaktorerna för väl fungerande distribuerad utveckling.